销售合同管理细则
为严格规范股份公司合同签订的全过程,加强相应管理及执行力度,保障股份公司的经济利益,减少呆、死帐的发生,特制定本管理规定。
一、定义:
1、销售合同:指卖方同意销售,买方同意购买一批货物、一项工程或一个系统集成项目的书面记载。
2、合同拟签订人:持有有效法人委托书并在有效范围内进行合同前期工作,但尚未签订正式销售合同的销售人员。
3、合同签订人:持有法人委托书并在有效范围及时间内签订了合同的市场销售人员。
4、代表处合同联系人:是指在代表处协助实体签订合同时,代表处负责联系该合同业务的人员。
5、到期应收款:是指进入合同付款期,应收回的货款部分。
6、迟收货款:是指超过合同付款期,而未收回的货款部分。
如:某合同规定从1月1日起五天内对方应付合同款1万元,则此货款在1月1日-5日统计为到期应收款,在1月6日(含)以后如未收回,则统计为迟收货款。
二、适用单位:
三、法人委托书的管理
市场总部商务部是法人委托书主管部门。负责法人委托书的申请的接收、初审、报批、制作、发放、回收、归档。
1、申请程序:
办理法人委托书应由事业部根据工作需要向商务部提出书面申请,填写《法人委托书申请书》(样本详见附件1),并明确以下内容:
(1)申请人姓名及自然情况;
(2)申请人与公司的劳动合同期限;
(3)表明申请人正在从事销售工作;
(4)明确申请人签订合同的权限(产品/最高金额)及申请期限;
(5)事业部负责人签字确认;
(6)申请人一寸免冠近照一张。
2、审批程序:
(1)商务部对《法人委托书申请书》进行初审,合格者由商务部制作《法人委托书》,并报市场总部副总、主管市场副总裁审核,总裁批准。
(2)签发后的法人委托书由总裁办公室盖骑缝钢印,经营财务部盖法人名章后,由商务部发放。
3、发放程序
制作完成的法人委托书由商务部登记,发放给申请部门的相关管理人员。发放时要填写《法人委托书发放记录》(样本详见附件2)。
4、法人委托书的保管:
(1)事业部应设专人(即法人委托书管理员)对法人委托书进行管理,负责本部门法人委托书的申请、领取、发放、回收等管理工作并留有记录。
(2)法人委托书由持有者妥善保管,不得遗失或转借。
5、法人委托书的回收
(1)发生下列情况之一时,法人委托书管理员应之日起5个工作日内将法人委托书收回,并交市场总部商务部。:
A超出法人委托书规定的授权期限的;
B法人委托书持有人因工作变动,不再从事法人委托书授权范围内的工作;
(2)商务部办理回收手续后交档案室归档保存。