随着公司信息化建造和电子商务时代的到来, 核心知产大多以电子文档的方式存在,保护这些电子文档即是保护公司核心竞争力。
但在进行文件管理的过程中,经常会碰到以下几个问题:
1、企业绝大部分文档都分散于企业员工的电脑里,机器损坏,员工离职,交接遗漏、手误删除等,都将造成企业重要文档的永久丢失。
2、电脑病毒等外部原因,也可能造成影响企业文档安全,比如前段时间的恶意勒索病毒“永恒之蓝”。
3、企业文档存储分散,有些文档可能不知道问谁要,又或者同事出差请假没法要,获取文档不便,影响工作效率。
4、文档越权操作,既影响操作,又可能造成企业私密文档泄露。
面对以上问题,我们怎样才能做好文档管理工作呢?
策略
纸质文档的管理,我们会将纸质文档,放进文件柜进行归类存放,并设置专人对文件柜进行管理。而电子文档的管理逻辑,几乎是与纸质文档管理是一致的。
无非是电子文档,代替了纸质文档。而网盘,成为了我们的企业电子文件柜。
所以,对于电子文档的管理,我们也可以三步走:
第一步:文档规划和归类。
通常来说,企业的电子文档可以分为以下几类:不可篡改的受控文档、内容只对部分人开放的保密文档、部门内使用的部门文档、项目类的专享文档、开放的公共文档。
第二步:文档登记。
在文档分类完毕后,我们编制一个文档管理清单,对文档进行分类管理。
第三步:权限设置。
根据文档管理清单,为相关人员设置不同权限。
接下来,我们来说说如何在今目标中实现。
应用
比如,一家建筑公司的文档纷繁杂乱,且很难汇总,经常由于人员更替,造成文档丢失,想用网盘进行文档管理,保证文档安全。
第一步,先整理公司内部的已有文档,并依次列出来。
比如,项目施工图、施工安全管理条例、项目合同、项目投标文件、活动策划、物料设计图、活动礼品设计。
第二步,根据内部文档,创建文件管理清单,对已有的文档进行分类,如下图。
第三步,利用文档功能,创建不同的网盘进行管理。
做好电子文档管理能使企业的知识沉淀,而知识是企业的重要资源,所以我们需要更好的去管理它。
电子文档管理重在制度执行,需要管理者真正重视起来,大力贯彻落实,才能落地。
但在进行文件管理的过程中,经常会碰到以下几个问题:
1、企业绝大部分文档都分散于企业员工的电脑里,机器损坏,员工离职,交接遗漏、手误删除等,都将造成企业重要文档的永久丢失。
2、电脑病毒等外部原因,也可能造成影响企业文档安全,比如前段时间的恶意勒索病毒“永恒之蓝”。
3、企业文档存储分散,有些文档可能不知道问谁要,又或者同事出差请假没法要,获取文档不便,影响工作效率。
4、文档越权操作,既影响操作,又可能造成企业私密文档泄露。
面对以上问题,我们怎样才能做好文档管理工作呢?
策略
纸质文档的管理,我们会将纸质文档,放进文件柜进行归类存放,并设置专人对文件柜进行管理。而电子文档的管理逻辑,几乎是与纸质文档管理是一致的。
无非是电子文档,代替了纸质文档。而网盘,成为了我们的企业电子文件柜。
所以,对于电子文档的管理,我们也可以三步走:
第一步:文档规划和归类。
通常来说,企业的电子文档可以分为以下几类:不可篡改的受控文档、内容只对部分人开放的保密文档、部门内使用的部门文档、项目类的专享文档、开放的公共文档。
第二步:文档登记。
在文档分类完毕后,我们编制一个文档管理清单,对文档进行分类管理。
第三步:权限设置。
根据文档管理清单,为相关人员设置不同权限。
接下来,我们来说说如何在今目标中实现。
应用
比如,一家建筑公司的文档纷繁杂乱,且很难汇总,经常由于人员更替,造成文档丢失,想用网盘进行文档管理,保证文档安全。
第一步,先整理公司内部的已有文档,并依次列出来。
比如,项目施工图、施工安全管理条例、项目合同、项目投标文件、活动策划、物料设计图、活动礼品设计。
第二步,根据内部文档,创建文件管理清单,对已有的文档进行分类,如下图。
第三步,利用文档功能,创建不同的网盘进行管理。
做好电子文档管理能使企业的知识沉淀,而知识是企业的重要资源,所以我们需要更好的去管理它。
电子文档管理重在制度执行,需要管理者真正重视起来,大力贯彻落实,才能落地。